Система управления проектами и задачами: возражения против внедрения

ВОЗРАЖЕНИЯ3

Вряд ли можно найти руководителя, который ничего не слышал про системы управления проектами, либо про системы управления задачами. Применение таких систем сигнализирует о переходе методов управления и организации работы на качественно новый уровень. Тем не менее, подавляющее большинство руководителей подразделений, отделов и даже менеджеров проектов не решили, а то и вовсе отказываются от использования систем управления проектами или задачами. Мы составили подборку наиболее типичных возражений против внедрения с нашими комментариями к ним. Итак, нам не нужна система управления проектами или задачами, так как:

Пробовали – не помогает.

А какая альтернатива? Предположим, что у Вас есть 7 подчиненных. Пусть они делают в среднем по три задачи, поручения, дела в день (в реальности, эта цифра может доходить до нескольких десятков). Уже 21 задача в день. 105 задач в неделю, или более 400 задач в месяц. Уверены, что сможете проконтролировать выполнение всех поставленных задач без письменной фиксации? Выполнение поручения становится делом совести сотрудника, которому оно поручено. Руководитель, после того, как задач поставлена, сможет вспомнить лишь о тех из них, о которых спросит его начальство, либо клиент. В этом случае менеджеры среднего звена играют роль посредника, которые скорее искажает информацию, играя роль глухого телефона, чем приносят какую-то пользу. Плюс у подчиненных вырабатывается стойкое мнение, что остальные задачи можно не делать, раз о них не спрашивают.

Кроме того, вспомним пирамиду автоматизации действий. Высказывание “Пробовали – не помогает” говорит о том, что практика работы с системами управления проектами и задачами достигла лишь уровня Умения. Только на уровне Привычки у человека не возникает вопросов, зачем он делает то или иное действие. На выработку привычки нужно около трех месяцев. Другими словами, у людей недостаточно опыта использования, чтобы делать вывод о полезности данной практики.

Больше времени затратим на заполнение, чем на выполнение.

Давайте посчитаем. Например, на постановку задачи в Тик-Так Коуч требуется в среднем 30 секунд. На постановку 20 задач потребуется 10 минут одного человека. В противоположность этому , по отчету агентства McKinsey, только 39% процентов рабочего времени сотрудника тратится на выполнение той работы, ради которой его нанимали, а остальное – это накладные расходы на коммуникации, переписку, поиск нужной информации. Столько стоит отказ о письменного оформления задач.

Быстрее рассказать, чем записать.

Это разновидность предыдущего возражения. Мы выделяем его отдельно , так как оно отличается аргументацией. Действительно, широко известный факт – только 7% информации можно передать текстом, а остальное – по аудиальным и визуальным канал. По интонации, по жестам руководителя подчиненные, действительно, могут понять о приоритетности задачи, степени важности. Так, что в краткосрочной перспективе, действительно, рассказать быстрее. Но! Но, некоторые задачи повторяются или очень похожи. А значит, в долгосрочной перспективе, как не парадоксально звучит, постановка задач устно лишь увеличивает накладные расходы и годится для очень срочных и важных задач, чтобы акцентировать внимание подчиненных.
Второй недостаток, попробуйте записать устную речь слово в слово – вряд ли у Вас получится связный текст. Именно поэтому, часто за задачу выдается непродуманная идея, при выполнении которой исполнители будут испытывать значительные трудности, которые приведут к срывы сроков, либо вообще сделают реализацию невозможной.

С полуслова понимаем друг друга.

Происходит подмена понятий – комфортность общения, взаимопонимание еще не значит продуктивность.

У нас своя специфика

Задачи отличаются друг от друга трудоемкостью, степенью уникальности, новизны для исполнителей, количеством, способом распределения между исполнителями и т.д. Все эти факторы и определяют режимы работы с задачами. Но способов работы с задачами не так уж много – мы о них поговорим в одной из следующих статей, чтобы нельзя было подобрать одну из систем управления проектами или задачами для конкретной компании.

Мы выполняем по несколько задач параллельно.

Как правило, данное возражение возникает, если компания, пытается внедрить еще и учет рабочего времени вместе с системой управления проектами или задачами. Многие уверены, что выполнение нескольких задач параллельно способно повысить производительность. Как показано в книге Дэйва Креншоу Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все — это далеко не так: 2,1 часа тратится в день при 40 часовой рабочей недели из-за переключений между задачами.

Основываясь на нашем опыте, приведенный список возражений служит лишь прикрытием для настоящих причин отказа от внедрения системы управления проектами или задачами, но говорить об истинных причинах будет невозможно до тех пор, пока не будут даны аргументированные ответы на эти возражения.

Оставить ответ